APSTIPRINĀTS
ar akciju sabiedrības "LatRailNet"
2020.gada 21.decembra
valdes lēmumu Nr. JALP-1.3./83-2020
(protokola Nr. JALP-1.2./83-2020)

 

N O L I K U M S

Rīgā

2020.gada 21.decembrī                                                                                   Nr. JALP-7.3./09-2020

Izdots, pamatojoties uz  AS "LatRailNet"
2018.gada 9.maija nolikuma Nr. JALP-7.3./02-2018
"AS "LatRailNet" fizisko personu datu aizsardzības politika" 3.punktu
un Eiropas Parlamenta un
Padomes Regulas (ES) 2016/679 (2016.gada 27.aprīlis)
par fizisku personu aizsardzību attiecībā
uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti
ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK 13.pantu

Par AS "LatRailNet" privātuma nodrošināšanu personāla atlases procesā

 

I. Vispārīgie noteikumi

  1. AS "LatRailNet" nolikums "Par "LatRailNet" privātuma nodrošināšanu personāla atlases procesā" (turpmāk – nolikums) mērķis ir sniegt fiziskai personai – Datu subjektam – informāciju par personas datu apstrādes nolūku, apstrādes tiesisko pamatu, apstrādes apjomu, aizsardzību un apstrādes termiņiem un citu būtisku informāciju saistībā ar personas datu aizsardzību personāla atlases procesā.
  2. Nolikumā lietotie jēdzieni – personas dati, personas datu apstrāde, Pārzinis, Datu subjekts un citi jēdzieni tiek lietoti Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2016/679 (2016.gada 27.aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (turpmāk – Regula) izpratnē.
  3. Nolikums attiecas uz personas datu apstrādi, kuru AS "LatRailNet" (turpmāk – Sabiedrība) veic kā Pārzinis ar mērķi veikt personāla atlasi, saņemot un izskatot fizisku personu/kandidātu (turpmāk – Pretendentu) pieteikumus darbam Sabiedrībā, saņemot amata Pretendentu pieteikumus gan uz aktuālajām vakancēm, gan vēlākiem Pretendentu atlases procesiem.
  4. Sabiedrība rūpējas par Pretendenta datu privātumu un personas datu aizsardzību, ievēro to tiesības uz personas datu apstrādes likumību saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem – Regulu, Personas datu apstrādes likumu un citiem piemērojamajiem normatīvajiem aktiem datu apstrādes jomā.

 

II. Kontaktinformācija

  1. Pretendenta ērtībai ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos un ziņošanai par iespējamiem personas datu aizsardzības pārkāpumiem Sabiedrība ir noteikusi kontaktinformācijas veidu,  izmantojot e-pasta adresi: latrailnet@ldz.lv vai vēršoties Sabiedrībā Turgeņeva ielā 21, Rīgā. Pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu var iesniegt saskaņā ar nolikuma IX nodaļā noteikto kārtību.

 

III. Personas datu apstrādes nolūki

  1. Sabiedrība apstrādā personas datus šādiem nolūkiem:
    • darbinieku atlasei uz konkrēto vakanto amatu;
    • darbinieku atlasei uz vēlākām vakancēm;
    • lai nodrošinātu pierādījumus iespējamo sūdzību gadījumā un strīdus gadījumā atspoguļotu attiecīgā atlases procesa tiesisku norisi.

 

IV. Apstrādātie personas dati personāla atlasei

  1. Personāla atlases procesā tiek apstrādāti šādi personas dati:
  • identifikācijas dati –  vārds, uzvārds;
  • kontaktinformācijas dati – e pasta adrese, telefona numurs, deklarētā vai dzīvesvietas adrese;
  • informācija par iepriekšējo darba pieredzi;
  • informācija par Pretendenta zināšanām un prasmēm (atsevišķām pretendentu kategorijām var tikt izvirzītas papildu prasības, piemēram, vadītāja apliecības esamība, valsts valodas prasmi apliecinoši dokumenti utml.);
  • izglītības un mācību dati;
  • cita pieteikuma dokumentos (pieteikuma vēstule, CV, sertifikāti u.c) ietvertā informācija.
  1. Katrā konkrētajā personāla atlases konkursā Sabiedrība norāda obligāti iesniedzamo datu apjomu, kuru iesniegšana ir obligāta, lai Pretendents varētu piedalīties darbinieku atlases procesā.
  2. Sabiedrība patur tiesības dzēst saņemtos personas datus, kas nav nepieciešami izvērtēšanai pieteikuma vakancēm.

 

V. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats un datu glabāšanas ilgums

  1. Sabiedrības veiktās personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta pirmās daļas a) punkts – Pretendenta PIEKRIŠANA un 6. panta pirmā punkta f) punkts – Sabiedrības leģitīmā interese.
  2. Piekrišana, piesakoties uz konkrētu amatu vai amatiem:
    • piesakoties uz konkrētu amatu vai amatiem, Sabiedrība saņem un izmanto Pretendenta personas datus uz Pretendenta piekrišanas pamata (piekrišana tiek sniegta ar Pretendenta aktīvu darbību – pieteikuma dokumentu iesniegšanu) tikai konkursos uz Pretendenta izraudzīto amatu vai amatiem, un tie tiek glabāti sešus mēnešus no vakances izsludināšanas brīža;
    • piekrišanu Pretendentam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt, nosūtot pieprasījumu uz e-pasta adresi: latrailnet@ldz.lv. Šādā gadījumā visi Pretendenta uz konkrētās piekrišanas pamata iesniegtie personas dati tiks dzēsti;
    • personas dati tiek glabāti sešus mēnešus, lai Sabiedrība varētu aizstāvēt savas likumīgās intereses un nodrošinātu pierādījumus iespējamo sūdzību gadījumā un strīdus gadījumā atspoguļotu attiecīgā atlases procesa tiesisku norisi.
  3. Piekrišana citiem amatu konkursiem nākotnē un Pretendenta datu saglabāšanai Sabiedrībā:
    • ja Pretendents netiek izraudzīts amatam, uz kuru tas iepriekš pieteicies, bet vēlas, lai Sabiedrība pieteikumu un Pretendenta iesniegtos datus saglabātu un izmantotu citos konkursos, tad Pretendentam ir iespēja norādīt pieteikumā, ka viņš vēlas dot savu piekrišanu iesniegto datu saglabāšanai. Šādā gadījumā Sabiedrība var saglabāt un izmantot Pretendenta personas datus 1 (vienu) gadu no vakances izsludināšanas brīža. Šādas personas datu saglabāšanas un izmantošanas tiesiskais pamats ir Pretendenta piekrišana un iespēja piedalīties Sabiedrības nākotnes amatu konkursos, neizsludinot amatu konkursus publiski;
    • punktā minēto piekrišanu Pretendentam ir tiesības nedot un gadījumā, ja tā tikusi dota, tad pēc tam jebkurā brīdī var to atsaukt, nosūtot pieprasījumu uz e-pasta adresi latrailnet@ldz.lv. Šādā gadījumā visi Pretendenta uz konkrētās piekrišanas pamata iesniegtie personas dati tiks dzēsti;
    • punkta gadījumā personas dati tiek glabāti līdz dotās piekrišanas atsaukšanai vai 1 gadu no vakances izsludināšanas brīža, ja atsaukšana nav bijusi, lai Sabiedrība varētu izmantot personas datus citos konkursos vai vakancēs.
  4. Citu personas datu iesniegšana:
    • Pretendentam ir tiesības iesniegt Sabiedrībai citu personu personas datus tikai izņēmuma gadījumā, piemēram, iesniedzot tās personas datus, kura sniedz vai varētu sniegt atsauksmi par Pretendenta iepriekšējo darba pieredzi. Šādos gadījumos Pretendents kā pārzinis ir atbildīgs par šo personas datu iesniegšanas tiesisko pamatu un citu attiecināmo prasību izpildi. Sabiedrība vienmēr patur tiesības nepieņemt personas datus, kuri nav lūgti iesniegt.

 

VI. Personas datu apstrāde

  1. Personas datu apstrāde ir jebkura ar personas datiem vai personas datu kopumiem veikta darbība vai darbību kopums, ko veic ar vai bez automatizētiem līdzekļiem, piemēram, vākšana, reģistrācija, organizēšana, strukturēšana, glabāšana, pielāgošana vai pārveidošana.
  2. Sabiedrība apstrādā Pretendenta personas datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus, Sabiedrībai pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus.
  3. Sabiedrība attiecībā uz Pretendentu neveic automatizētu lēmumu pieņemšanu.

 

VII. Personas datu aizsardzība

  1. Sabiedrība aizsargā Pretendenta datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus, pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, tajā skaitā izmantojot šādus drošības pasākumus:
    • kontrolētu un aizsargātu piekļuvi Sabiedrības īpašumiem;
    • Sabiedrības īpašuma uzraudzību ar video novērošanas palīdzību;
    • augstas IT drošības standartu prasības, piemēram, ugunsmūri;
    • ielaušanās aizsardzības un atklāšanas programmas;
    • ierobežotas pieejas Sabiedrības informācijas sistēmām;
    • drošas paroles;
    • darbinieku izglītošanu datu aizsardzības jautājumos;
    • ierobežota darbinieku piekļuve tikai nepieciešamajai informācijai;
    • konfidencialitātes saistību rakstus darbiniekiem un ārpakalpojumu sniedzējiem.

 

VIII. Personas datu nodošana/izpaušana/nodošana ārpus ES vai EEZ valstīm

  1. Pretendenta personas dati netiek nosūtīti ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas.
  2. Sabiedrība neizpauž trešajām personām Pretendenta datus, izņemot ārējos normatīvajos aktos paredzētos gadījumos pēc pamatota pieprasījuma ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.
  3. Atsevišķos gadījumos Sabiedrība nodod Pretendenta personas datus apstrādei pakalpojumu sniedzējiem, ar kuriem Sabiedrībai ir noslēgti sadarbības līgumi, piemēram, IT sistēmu uzturēšanas nodrošinātājiem utml.
  4. punktā minētajā gadījumā Sabiedrības pakalpojumu sniedzēji, kas saņem un apstrādā personas datus, ir uzskatāmi par personas datu apstrādātājiem Regulas izpratnē, ar tiem tiek slēgts rakstveida līgums, kurā tiek noteikts, ka Sabiedrība pieprasa no datu saņēmējiem apņemšanos izmantot saņemto informāciju tikai tiem nolūkiem, kuru dēļ dati tika nodoti, un saskaņā ar piemērojamo normatīvo aktu prasībām datu apstrādes un datu aizsardzības jomā.

 

IX. Pretendenta tiesības

  1. Pretendentam saskaņā ar attiecināmajiem datu aizsardzības tiesību aktiem ir šādas tiesības saistībā ar Sabiedrības veikto Pretendenta personas datu apstrādi:
    • iegūt papildu informāciju par Sabiedrībā veikto Pretendenta personas datu apstrādi un pieprasīt Sabiedrībā rīcībā esošo Pretendenta iesniegto personas datu kopijas, ja pamatdati nav dzēsti saskaņā ar VI nodaļā minētā termiņa iestāšanos);
    • lūgt labot Pretendenta iesniegtos personas datus (ja Pretendents konstatē, ka iesniegtajos datos vai informācijā ir nepilnības vai neprecizitātes);
    • atsaukt piekrišanu personas datu apstrādei jebkurā laikā;
    • lūgt Pretendenta personas datu dzēšanu un apstrādes pārtraukšanu (Pretendentam ir jāņem vērā, ka Sabiedrība nevarēs dzēst iesniegtos datus tikai gadījumā, ja šādus datus Sabiedrībai uzliek par pienākumu saglabāt likumi, vai tie jāsaglabā noteikto laika posmu, kurā Pretendents var celt pretenziju saistībā ar personāla atlases norisi);
    • lūgt ierobežot personas datu apstrādi (piemēram, dzēst kādu daļu no Pretendenta iesniegtajiem datiem/informācijas);
    • lūgt datu pārnesamību (iespēja saņemt savu personas datus mašīnlasāmā formātā);
    • iebilst pret datu apstrādi, kas tiek veikta, pamatojoties uz Sabiedrības leģitīmajām interesēm.

Minētās tiesības var tikt ierobežotas, ja Sabiedrība spēj argumentēti pamatot savas pārliecinošas leģitīmās apstrādes iemeslus, kas ir svarīgākas par Pretendenta interesēm, tiesībām un brīvībām.

  1. Savas tiesības Pretendents var izmantot, attiecīgi izvēloties 5.punktā minēto kontaktinformāciju.
  2. Pretendentam ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā, kā datu aizsardzību uzraugošajā institūcijā, ja Pretendents nav apmierināts ar Sabiedrības sniegtajām atbildēm vai skaidrojumiem vai veikto darbību saistībā ar Pretendenta personas datu apstrādi (adrese: Blaumaņa iela 11/13-11, Rīga, LV-1011; e-pasts: info@dvi.gov.lv; tālrunis: 67223131).

 

X. Mājaslapu apmeklējumi un sīkdatņu apstrāde

  1. Sabiedrības interneta mājaslapa www.lrn.lv var izmantot sīkdatnes.
  2. Sīkdatnes ir datnes, ko tīmekļa vietnes izvieto lietotāju datoros, lai atpazītu lietotāju un atvieglotu tam vietnes izmantošanu. Interneta pārlūkprogrammas var konfigurēt tā, lai tās brīdina apmeklētāju par sīkdatņu izmantošanu un ļauj izvēlēties, vai apmeklētājs piekrīt tās pieņemt. Sīkdatņu nepieņemšana neaizliegs apmeklētājam lietot vietni, taču tas var ierobežot apmeklētājam vietnes izmantošanas iespējas.

 

XI. Citi noteikumi

  1. Sabiedrībai ir tiesības veikt papildinājumus nolikumā un Sabiedrības interneta mājaslapā esošā versija tiek uzskatīta par pēdējo aktuālo versiju.

 

AS "LatRailNet"
Juridisko un administratīvo lietu direktors
J.Šulcs