AS “LatRailNet” fizisko personu privātuma politika
(2019.gada 7.augusta nolikums Nr. JALP-7.3./05-2019)

I. Vispārīgie noteikumi

1. AS “LatRailNet” (turpmāk – LRN) nolikuma “”AS LatRailNet” fizisko personu privātuma politika” (turpmāk – Privātuma politika) mērķis ir sniegt fiziskajai personai, piemēram, klientam, līgumslēdzējam, pilnvarotajam pārstāvim, kontaktpersonai, iesniegumu iesniedzējam, iepirkuma procedūru dalībniekam, tīmekļa vietnes lietotājam un citām šajā Privātuma politikā neuzskaitītām personām (turpmāk — Datu subjekts), informāciju par personas datu apstrādes nolūku, apstrādes tiesisko pamatu, apstrādes apjomu, apstrādes termiņiem, LRN veiktajiem aizsardzības pasākumiem, kā arī Datu subjekta tiesībām saistībā ar savu personas datu apstrādi.

2. Privātuma politika ir attiecināma uz ikvienu Datu subjektu, kura personas datus apstrādā LRN neatkarīgi no tā, kādā formā un/vai vidē Datu subjekts sniedz personas datus – klātienē mutiski, papīra formātā, telefoniski, ar elektroniskā pasta starpniecību, interneta mājas lapā vai citā veidā.

3. Privātuma politikā lietotie jēdzieni — personas dati, personas datu apstrāde, datu subjekts un citi jēdzieni tiek lietoti Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2016/679 (2016.gada 27.aprilis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (turpmāk – Regula) izpratnē.

II. Personas datu apstrāde

4. Personas datu apstrāde LRN notiek, pamatojoties uz šādiem tiesiskajiem pamatiem, lai:

4.1. noslēgtu līgumu, kura līgumslēdzēja puse ir datu subjekts, vai veiktu pasākumu pēc Datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas (Regulas 6.panta pirmās daļas b punkts), piemēram, elektroniskā pasta informācija tiek izmantota tikai saziņai ar Datu subjektu;
4.2. izpildītu uz LRN attiecināmu juridisku pienākumu — ievērojot ārējo tiesību aktu prasības, piemēram, organizējot LRN pakalpojumus, grāmatvedību, lietvedību (Regulas 6.panta pirmās daļas c punkts);
4.3. īstenotu vai aizstāvētu LRN vai trešo personu leģitīmās (likumīgās) intereses (Regulas 6.panta pirmās daļas f punkts). LRN leģitīmās intereses ir, piemēram: pārbaudīt Datu subjekta identitāti un tiesībspēju pirms līguma noslēgšanas vai Datu subjekta apkalpošanas laikā — telefoniski, elektroniski, klātienē;
4.4. nosūtītu ziņojumus vai citā veidā sazinātos par līguma izpildes gaitu un līguma izpildei būtiskiem notikumiem;
4.5. izskatītu Datu subjekta iesniegumu, pieteikumu, sūdzību;
4.6. administrētu maksājumu un parādu;
4.7. uzturētu nepieciešamo informatīvo un tehnisko sistēmu;
4.8. nodrošinātu pakalpojumu sniegšanas efektivitāti;
4.9. nodrošinātu un uzlabotu pakalpojumu kvalitāti;
4.10. veiktu praktikantu apmācīšanu;
4.11. aizsargātu Datu subjekta vai citas fiziskas personas vitālās intereses;
4.12. novērstu korupciju un noziedzīgu nodarījumu izdarīšanu;
4.13. informētu sabiedrību par LRN darbību;
4.14. popularizētu dzelzceļa nozari dažādos publiskos pasākumos;
4.15. analizētu LRN mājaslapu un interneta vietņu darbību, izstrādātu un ieviestu to uzlabojumus;
4.16. atsevišķos gadījumos saskaņā ar Datu subjekta piekrišanu.

5. LRN fizisko personu datu apstrādi veic šādiem nolūkiem:

5.1. ārējo tiesību aktu prasību izpildei;
5.2. LRN darbības nodrošināšanai;
5.3. LRN pakalpojumu izpildes un kvalitātes nodrošināšanai;
5.4. līgumu noslēgšanai un izpildei;
5.5. nepieciešamo informatīvo un tehnisko sistēmu darbības nodrošināšanai;
5.6. Datu subjekta identificēšanai un saziņai ar Datu subjektu;
5.7. rēķinu un citu finanšu dokumentu administrēšanai;
5.8. lietvedības vešanai;
5.9. Datu subjekta iesniegumu/sūdzību un citu dokumentu izskatīšanai;
5.10. noziedzīgu nodarījumu un pārkāpumu novēršanai, izmeklēšanai un prevencijai;
5.11. krāpniecības novēršanai;
5.12. parādu piedziņai;
5.13. informācijas sniegšanai valsts pārvaldes iestādēm ārējos tiesību aktos noteiktajos gadījumos.

6. Ar personas datu apstrādi saistītos jautājumos un ziņošanai par iespējamiem personas datu aizsardzības pārkāpumiem var vērsties LRN juridiskajā adresē vai arī izmantot e-pastu: latrailnet@ldz.lv, ievērojot Privātuma politikas 15.punkta nosacījumus.

7. LRN apstrādājot Datu subjekta datus, izmanto mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un LRN pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, tajā skaitā izmantojot vismaz šādus drošības pasākumus:

7.1. izstrādāti:
7.1.1. iekšējie tiesību akti attiecībā uz fizisko personu datu aizsardzību;
7.1.2. konfidencialitātes noteikumi LRN darbiniekiem;

7.2. kontrolēta ieeja LRN telpās, ierobežota piekļuve LRN darbības nodrošināšanai esošajām informācijas sistēmām, piemēram drošas paroles, ielaušanās aizsardzības un atklāšanas programmas, datu šifrēšanas mehānismi u.c.;

7.3. veikta darbinieku izglītošana personas datu apstrādes aizsardzības jautājumos;

III. Personas dati

8. LRN galvenokārt apstrādā šādus personas datu kategorijas un veidus:

8.1. Datu subjekta identifikācijas datus — vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, pases Nr./ID numurs, paraksts;
8.2. Datu subjekta kontaktinformāciju — adrese, telefona numurs, e-pasta adrese;
8.3. sadarbības partnera norādītās kontaktpersonas datus — vārds, uzvārds, telefona numurs, e-pasta adrese;
8.4. līguma datus — līguma numurs, parakstīšanas datums, līgumslēdzēji, līguma kontaktpersonu dati, paraksts;
8.5. pakalpojuma datus — pakalpojuma nosaukums, datums, rēķina numurs, pakalpojuma saņemšanas veids, cena, apmaksas veids u.tml.;
8.6. komunikācijas datus – piemēram, saziņas datums, saturs, izpildes statuss;
8.7. norēķinu datus – norēķinu konta numurs, bankas konta numurs, rēķina numurs, datums, summa, rēķina saņemšanas veids, apmaksas datums, parāda summa, parāda piedzīšanas informācija;
8.8. fotogrāfijas, attēlus, video – no VAS “Latvijas dzelzceļš” un VAS “Latvijas dzelzceļš” koncerna uzņēmumu pasākumiem,
8.9. profesionālos datus – piemēram, informāciju par izglītību, darba pieredzi, profesionālo darbību.

9. LRN attiecībā uz Datu subjektu neveic automatizētu lēmumu pieņemšanu.

10. LRN neizpauž trešajām personām Datu subjekta personas datus, izņemot:
10.1. ārējos tiesību aktos paredzētajos gadījumos noteiktajām personām, noteiktajā kārtībā un apjomā;
10.2. nododot personas datus sadarbības partnerim, ja attiecīgajam sadarbības partnerim dati jānodod noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu konkrēta līguma izpildi;
10.3. saskaņā ar Datu subjekta skaidru un nepārprotamu piekrišanu;
10.4. ārējos tiesību aktos noteiktos gadījumos LRN leģitīmo (likumīgo) interešu aizsardzībai.

11. LRN nenodod personas datus uz valstīm, kas atrodas ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas, izņemot gadījumu, ja tiek noslēgts līgums ar Datu subjektu par katru konkrēto gadījumu.

12. LRN neuzglabā personas datus ilgāk, nekā tas ir nepieciešams datu apstrādes nolūkam, kā arī neuzglabā ilgāk par ārējos tiesību aktos noteikto glabāšanas laiku. LRN glabā un apstrādā Datu subjektu personas datus tik ilgi, kamēr pastāv vismaz viens no šādiem nosacījumiem:

12.1. kamēr pastāv ārējos tiesību aktos noteiktais pienākums datus glabāt, piemēram, pildot grāmatvedības, arhīvu un citu dokumentu apriti reglamentējošus tiesību aktus;
12.2. kamēr ir spēkā ar Datu subjektu noslēgtais līgums;
12.3. kamēr LRN realizē savas leģitīmās intereses (piemēram, prasījumu izskatīšana, tiesību aizsardzība, jautājumu risināšana, vest prasību tiesā vai noilguma ievērošana u.tml.);

13. Datu subjekta personas dati tiek iznīcināti vai dzēsti pēc 12.punktā minēto apstākļu izbeigšanos.

IV. Datu subjekta tiesības

14. Datu subjektam ir tiesības saņemt informāciju saistībā ar viņa datu apstrādi, pieprasīt veikt to papildināšanu, labošanu, kā arī dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu attiecībā uz Datu subjektu vai arī tiesības iebilst pret apstrādi. Realizējot savas tiesības, Datu subjektam ir jāprasa to darīt saprātīgā laikā, kā arī ievērojot LRN darba laiku.

15. Datu subjekts var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu:

15.1. rakstveida formā klātienē LRN, uzrādot personu apliecinošu dokumentu;
15.2. elektroniskā veidā (parakstīts ar drošu elektronisko parakstu) nosūtot uz e-pasta adresi latrailnet@ldz.lv.;
15.3. nosūtot LRN rakstveida vēstuli.

16. Saņemot Datu subjekta pieprasījumu, LRN pārliecinās par Datu subjekta identitāti, izvērtē pieprasījumu un izpilda to saskaņā ar tiesību aktiem. Atkarībā no katras konkrētas situācijas, LRN no Datu subjekta var lūgt pierādīt savu identitāti ar personu apliecinošu dokumentu vai savādāk.

17. LRN sniedz atbildi Datu subjektam, ņemot vērā Datu subjekta norādīto atbildes saņemšanas veidu.

18. Ja atbilde uz Datu subjekta pieprasījumu tiek sūtīta pa pastu tā tiek sūtīta ierakstītā vēstulē, ja atbilde tiek sniegta elektroniski, tā tiek parakstīta ar drošu elektronisko parakstu.

19. LRN nodrošina datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar tiesību aktiem un Datu subjekta iebildumu gadījumā veic nepieciešamās darbības, lai to atrisinātu. Ja tas neizdodas, Datu subjektam ir tiesības vērsties uzraudzības iestādē.

20. Datu subjektam ir tiesības saņemt bez maksas informāciju par saviem LRN apstrādē esošiem personas datiem.

21. Informācijas saņemšana un/vai izmantošana var tikt ierobežota ar mērķi novērst nelabvēlīgu ietekmi uz citu personu (tostarp LRN darbinieku) tiesībām un brīvībām vai arī gadījumos, kad datu sniegšanu aizliedz ārējie tiesību akti.

22. Ja informācijas pieprasījumi ir acīmredzami nepamatoti vai pārmērīgi, jo īpaši to regulārās atkārtošanās dēļ, LRN var pieprasīt saprātīgu maksu, ņemot vērā administratīvās izmaksas, kas saistītas ar informācijas nodrošināšanu vai pieprasītās darbības veikšanu, vai atteikties izpildīt pieprasījumu.

V. Mājas lapu apmeklējumi un sīkdatņu apstrāde

23. LRN mājas lapa var izmantot sīkdatnes. Sīkdatnes ir datnes, ko tīmekļa vietnes (turpmāk — Vietne) izvieto lietotāju datoros, lai atpazītu lietotāju un atvieglotu tam Vietnes izmantošanu.

24. Interneta pārlūkprogrammas var būt konfigurētas tā, ka tās brīdina apmeklētāju par sīkdatņu izmantošanu un ļauj izvēlēties, vai apmeklētājs piekrīt tās pieņemt. Sīkdatņu nepieņemšana neaizliegs apmeklētājam lietot Vietni, taču tas var ierobežot apmeklētājam Vietnes izmantošanas iespējas, piemēram, ierobežot Vietnes ātrdarbību. Sīkāka informācija par sīkdatnēm atrodama LRN mājas lapā.

VI. Nobeiguma noteikumi

25. Privātuma politikā var tikt veikti grozījumi, padarot tos pieejamus Datu subjektam, ievietojot attiecīgo informāciju LRN mājas lapā.

26. LRN saglabā Privātuma politikas iepriekšējās redakcijas un tās ir pieejamas LRN mājas lapā.

AS “LatRailNet”
juridisko un administratīvo lietu direktors
J.Šulcs