APSTIPRINĀTS

ar AS "LatRailNet"

2021.gada 23.augusta

valdes sēdes lēmumu Nr. JALP-1.3./34-2021

(valdes sēdes prot. Nr. JALP-1.2./34-2021)

N O L I K U M S

Rīgā

2021.gada  23.augustā                                                                             Nr. JALP-7.3./03-2021

 

AS "LatRailNet" fizisko personu privātuma politika

Izdots, pamatojoties  uz AS  "LatRailNet"

2018.gada 9.maija nolikuma Nr. JALP-7.3./02-2018

"AS "LatRailNet" fizisko personu datu aizsardzības politika"

3.punktu

 

I. Vispārīgie noteikumi

 

  1. AS "LatRailNet" (turpmāk – LRN) nolikuma ""AS LatRailNet" fizisko personu privātuma politika" (turpmāk – Privātuma politika) mērķis ir sniegt fiziskajai personai, piemēram, personāla atlases pretendentam, klientam, līgumslēdzējam, pilnvarotajam pārstāvim, kontaktpersonai, iesniegumu iesniedzējam, iepirkuma procedūru dalībniekam, tīmekļa vietnes lietotājam un citām šajā Privātuma politikā neuzskaitītām personām (turpmāk — Datu subjekts), informāciju par personas datu apstrādes nolūku, apstrādes tiesisko pamatu, apstrādes apjomu, apstrādes termiņiem, LRN veiktajiem aizsardzības pasākumiem, kā arī Datu subjekta tiesībām saistībā ar savu personas datu apstrādi.
  2. Privātuma politika ir attiecināma uz ikvienu Datu subjektu, kura personas datus apstrādā LRN neatkarīgi no tā, kādā formā un/vai vidē Datu subjekts sniedz personas datus – klātienē mutiski, papīra formātā, telefoniski, ar elektroniskā pasta starpniecību, interneta mājas lapā vai citā veidā. LRN, apstrādājot Datu subjekta personas datus, var būt gan personas datu pārzinis, gan apstrādātājs vai koppārzinis.
  3. Privātuma politikā lietotie jēdzieni — personas dati, personas datu apstrāde, datu subjekts, pārzinis, koppārzinis, datu apstrādātājs un citi jēdzieni tiek lietoti Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2016/679 (2016.gada 27.aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (turpmāk – Regula) izpratnē. 

 

II. Personu datu apstrāde

 

4.Personas datu apstrāde LRN notiek, pamatojoties uz šādiem tiesiskajiem pamatiem, lai:

4.1. noslēgtu līgumu un veiktu tā izpildi, kura līgumslēdzēja puse ir Datu subjekts, vai veiktu pasākumu pēc Datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas (Regulas 6.panta pirmās daļas b punkts), piemēram, līgumā norādītā tālruņa vai  elektroniskā pasta informācija tiek izmantota tikai saziņai ar Datu subjektu;

4.2. izpildītu uz LRN attiecināmu juridisku pienākumu — ievērojot ārējo tiesību aktu prasības,  piemēram, organizējot LRN pakalpojumus, grāmatvedību, lietvedību (Regulas 6.panta pirmās daļas c punkts);

4.3. īstenotu vai aizstāvētu LRN vai trešo personu leģitīmās (likumīgās) intereses (Regulas 6.panta pirmās daļas f punkts). LRN leģitīmās intereses ir, piemēram: pārbaudīt Datu subjekta identitāti un tiesībspēju pirms līguma noslēgšanas vai Datu subjekta apkalpošanas laikā — telefoniski, elektroniski, klātienē;

4.4. nosūtītu ziņojumus vai citā veidā sazinātos par līguma izpildes gaitu un līguma izpildei būtiskiem notikumiem;

4.5. izskatītu Datu subjekta iesniegumu, pieteikumu, sūdzību;

4.6. administrētu maksājumu un parādu;

4.7. uzturētu nepieciešamo informatīvo un tehnisko sistēmu;

4.8. nodrošinātu pakalpojumu sniegšanas efektivitāti;

4.9. nodrošinātu un uzlabotu pakalpojumu kvalitāti;

4.10. veiktu praktikantu apmācīšanu;

4.11. aizsargātu Datu subjekta vai citas fiziskas personas vitālās intereses;

4.12.  novērstu korupciju un noziedzīgu nodarījumu izdarīšanu;

4.13. informētu sabiedrību par LRN darbību;

4.14.  popularizētu dzelzceļa nozari dažādos publiskos pasākumos;

4.15. analizētu LRN mājaslapu un interneta vietņu darbību, izstrādātu un ieviestu to uzlabojumus;

4.16.  atsevišķos gadījumos saskaņā ar Datu subjekta piekrišanu.

4.17. pārbaudītu Datu subjekta identitāti un tiesībspēju pirms līguma noslēgšanas vai Datu subjekta apkalpošanas laikā – telefoniski, elektroniski, klātienē;

5. Personu datu apstrādi veic šādiem nolūkiem:

5.1.  ārējo tiesību aktu prasību izpildei;

5.2. LRN  darbības nodrošināšanai;

5.3. LRN pakalpojumu izpildes  un kvalitātes nodrošināšanai;

5.4. līgumu noslēgšanai un izpildei;

5.5. nepieciešamo informatīvo un tehnisko sistēmu darbības nodrošināšanai;

5.6. pakalpojumu kvalitātes nodrošināšanai;

5.7.Datu subjekta identificēšanai un  saziņai ar Datu subjektu;

5.8. rēķinu un citu finanšu dokumentu administrēšanai;

5.9. lietvedības vešanai;

5.10. Datu subjekta iesniegumu/sūdzību un citu dokumentu izskatīšanai;

5.11. noziedzīgu nodarījumu un pārkāpumu novēršanai, izmeklēšanai un prevencijai;

5.12. krāpniecības novēršanai;

5.13.  parādu piedziņai;

5.14. informācijas sniegšanai valsts pārvaldes iestādēm ārējos tiesību aktos noteiktajos gadījumos;

5.15. rēķinu un citu finanšu dokumentu administrēšanai.

6. Ar personas datu apstrādi saistītos jautājumos un ziņošanai par iespējamiem personas datu aizsardzības pārkāpumiem var vērsties LRN juridiskajā adresē vai arī izmantot e-pastu: latrailnet@ldz.lv, ievērojot Privātuma politikas 16.punkta nosacījumus vai arī ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos un ziņošanai par iespējamiem personas datu aizsardzības pārkāpumiem: e-pasts: datuaizsardziba@ldz.lv.

7. LRN apstrādājot Datu subjekta datus, izmanto mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un LRN pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, tajā skaitā izmantojot vismaz šādus drošības pasākumus:

7.1. izstrādāti:

7.1.1. iekšējie tiesību akti attiecībā uz fizisko personu datu aizsardzību;

7.1.2. konfidencialitātes noteikumi LRN darbiniekiem;

7.2. kontrolēta ieeja LRN telpās, ierobežota piekļuve LRN darbības nodrošināšanai esošajām  informācijas sistēmām, piemēram drošas paroles, ielaušanās aizsardzības un atklāšanas programmas, datu šifrēšanas mehānismi u.c.;

7.3. veikta darbinieku izglītošana personas datu apstrādes aizsardzības jautājumos;

 

III. Personas dati

 

8. LRN galvenokārt apstrādā šādus personas datu kategorijas un veidus:

8.1. Datu subjekta identifikācijas datus — vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, pases Nr./ID numurs, paraksts;

8.2. Datu subjekta kontaktinformāciju —  adrese, telefona numurs, e-pasta adrese;

8.3. sadarbības partnera norādītās kontaktpersonas datus — vārds, uzvārds, telefona numurs, e-pasta adrese;

8.4. līguma datus —  līguma numurs, parakstīšanas datums, līgumslēdzēji, līguma kontaktpersonu dati, paraksts;

8.5. pakalpojuma (preces) iegādes dati – pakalpojuma nosaukums, pirkuma datums, pavadzīmes numurs, pakalpojuma saņemšanas veids, cena, apmaksas veids, čeka informācija, pakalpojuma izpildes adrese u.tml.;

8.6. pakalpojuma datus — pakalpojuma nosaukums, datums, rēķina numurs, pakalpojuma saņemšanas veids, cena, apmaksas veids u.tml.;

8.7. komunikācijas datus –  piemēram, saziņas datums, saturs, izpildes statuss;

8.8. norēķinu datus – norēķinu konta numurs, bankas konta numurs, rēķina numurs, datums, summa, rēķina saņemšanas veids, apmaksas datums,  parāda summa, parāda piedzīšanas informācija;

8.9. fotogrāfijas, attēlus, video –  no VAS "Latvijas dzelzceļš" un VAS "Latvijas dzelzceļš"  koncerna uzņēmumu pasākumiem,

8.10. profesionālos datus – piemēram, informāciju par izglītību, darba pieredzi, profesionālo darbību 8.11. mājas lapā veiktās darbības – apmeklētāja IP adrese, apmeklējuma datums, laiks, ilgums, lejupielādētie dati, aplūkotās sadaļas, veiktās darbības portālā;

8.12. profesionālie (nodarbinātības) dati, piemēram, informācija par izglītību, darba pieredzi, pašreizējo nodarbinātību, amatiem, profesionālo darbību.

9. LRN attiecībā uz Datu subjektu neveic automatizētu lēmumu pieņemšanu.

10. LRN neizpauž trešajām personām Datu subjekta personas datus, izņemot:

10.1. ārējos tiesību aktos paredzētajos gadījumos noteiktajām personām, noteiktajā kārtībā un apjomā;

10.2. nododot personas datus sadarbības partnerim, ja attiecīgajam sadarbības partnerim dati jānodod noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu konkrēta līguma izpildi;

10.3. saskaņā ar Datu subjekta skaidru un nepārprotamu piekrišanu;

10.4. ārējos tiesību aktos noteiktos gadījumos LRN leģitīmo (likumīgo) interešu aizsardzībai.

11. LRN nenodod personas datus uz valstīm, kas atrodas ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas, izņemot gadījumu, ja tiek noslēgts līgums ar Datu subjektu par katru konkrēto gadījumu.

 

IV. Personas datu glabāšana

12. LRN neuzglabā personas datus ilgāk, nekā tas ir nepieciešams datu apstrādes nolūkam, kā arī neuzglabā ilgāk par ārējos tiesību aktos noteikto glabāšanas laiku. LRN glabā un apstrādā Datu subjektu personas datus tik ilgi, kamēr pastāv vismaz viens no šādiem nosacījumiem:

12.1. kamēr pastāv ārējos tiesību aktos noteiktais pienākums datus glabāt, piemēram, pildot grāmatvedības, arhīvu un citu dokumentu apriti reglamentējošus tiesību aktus;

12.2. kamēr ir spēkā ar Datu subjektu noslēgtais līgums;

12.3. kamēr LRN realizē savas leģitīmās intereses (piemēram, prasījumu izskatīšana, tiesību aizsardzība, jautājumu risināšana, vest prasību tiesā vai noilguma ievērošana u.tml.);

13. Datu subjekta personas dati tiek iznīcināti vai dzēsti pēc 12.punktā minēto apstākļu izbeigšanos.

14. LRN neuzglabā personas datus ilgāk, nekā tas ir nepieciešams datu apstrādes nolūkam, vai ilgāk, nekā tas ir noteikts ārējos tiesību aktos. Personas datu uzglabāšanas ilgumu nosaka dažādi kritēriji, piemēram, ārējo tiesību aktu prasības, tehniskās iespējas datu uzglabāšanai u.c.. LRN glabā un apstrādā Datu subjektu personas datus tik ilgi, kamēr pastāv vismaz viens no šādiem nosacījumiem:

14.1. kamēr pastāv ārējos tiesību aktos noteiktais pienākums datus glabāt, piemēram, pildot grāmatvedības un Arhīvu likumā noteiktos pienākumus;

14.2. kamēr ir spēkā ar Datu subjektu noslēgtais līgums;

14.3. kamēr LRN realizē savas leģitīmās intereses (piemēram, prasījumu izskatīšana, tiesību aizsardzība, jautājumu risināšana, vest prasību tiesā vai noilguma ievērošana u.tml..).

15. Pēc tam, kad 14.punktā minētie apstākļi izbeidzas, Datu subjekta personas dati tiek dzēsti, ja ārējie tiesību akti nenosaka citu glabāšanas termiņu.

 

V. Datu subjekta tiesības

 

  1. Datu subjektam ir tiesības saņemt tiesību aktos noteikto informāciju saistībā ar viņa datu apstrādi, pieprasīt veikt to papildināšanu, labošanu, kā arī dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu attiecībā uz Datu subjektu vai arī tiesības iebilst pret apstrādi. Realizējot savas tiesības, Datu subjektam ir jāprasa to darīt saprātīgā laikā, kā arī ievērojot LRN darba laiku.
  2. Datu subjekts var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu:

16.1. rakstveida formā klātienē LRN, uzrādot personu apliecinošu dokumentu;

16.2. elektroniskā veidā (parakstīts ar drošu elektronisko parakstu) nosūtot uz e-pasta adresi: latrailnet@ldz.lv vai datuaizsardziba@ldz.lv.;

16.3. nosūtot LRN rakstveida vēstuli.

  1. Saņemot Datu subjekta pieprasījumu, LRN pārliecinās par Datu subjekta identitāti, izvērtē pieprasījumu un izpilda to saskaņā ar tiesību aktiem. Atkarībā no katras konkrētas situācijas, LRN no Datu subjekta var lūgt pierādīt savu identitāti ar personu apliecinošu dokumentu vai savādāk.
  2. LRN sniedz atbildi Datu subjektam, ņemot vērā Datu subjekta norādīto atbildes saņemšanas veidu.
  3. Ja atbilde uz Datu subjekta pieprasījumu tiek sūtīta pa pastu tā tiek sūtīta ierakstītā vēstulē, ja atbilde tiek sniegta elektroniski, tā tiek parakstīta ar drošu elektronisko parakstu.
  4. LRN nodrošina datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar tiesību aktiem un Datu subjekta iebildumu gadījumā veic nepieciešamās darbības, lai to atrisinātu. Ja tas neizdodas, Datu subjektam ir tiesības vērsties uzraudzības iestādē.
  5. Datu subjektam ir tiesības saņemt bez maksas informāciju par saviem LRN apstrādē esošiem personas datiem.
  6. Informācijas saņemšana un/vai izmantošana var tikt ierobežota ar mērķi novērst nelabvēlīgu ietekmi uz citu personu (tostarp LRN darbinieku) tiesībām un brīvībām vai arī gadījumos, kad datu sniegšanu aizliedz ārējie tiesību akti.
  7. Ja informācijas pieprasījumi ir acīmredzami nepamatoti vai pārmērīgi, jo īpaši to regulārās atkārtošanās dēļ, LRN var pieprasīt saprātīgu maksu, ņemot vērā administratīvās izmaksas, kas saistītas ar informācijas nodrošināšanu vai pieprasītās darbības veikšanu, vai atteikties izpildīt pieprasījumu.

 

VI. Informācija datu subjektiem par LRN veikto personas datu apstrādi, veicot personāla atlasi

  1. LRN apstrādā personas datus šādiem nolūkiem:

24.1. valdes locekļu/darbinieku atlasei uz konkrēto vakanto amatu;

24.2. darbinieku atlasei uz vēlākām vakancēm;

24.3. lai nodrošinātu darbinieku atlases procesa caurskatāmību un spētu to pierādīt auditoriem, nodrošinot uzskatāmus faktus atlases procesa pieņemto lēmumu pamatotībai un likumībai;

24.4. lai nodrošinātu pierādījumus iespējamo sūdzību gadījumā un strīdus gadījumā atspoguļotu attiecīgā atlases procesa tiesisku norisi.

  1. Personāla atlases procesā tiek apstrādāti šādi personas dati:
    • identifikācijas dati – vārds, uzvārds;

25.2. kontaktinformācijas dati – e pasta adrese, telefona numurs, deklarētā vai dzīvesvietas adrese;

25.3. informācija par iepriekšējo darba pieredzi;

25.4. informācija par Pretendenta zināšanām un prasmēm (atsevišķām pretendentu kategorijām var tikt izvirzītas papildus prasības, piemēram, vadītāja apliecības esamība, valsts valodas prasmi apliecinoši dokumenti utml.);

  • izglītības un mācību dati;
  • cita pieteikuma dokumentos (pieteikuma vēstule, CV, sertifikāti u.c) ietvertā informācija.
  1. Katrā konkrētajā personāla atlases konkursā tiek norādīts obligāti iesniedzamo datu apjomu, kuru iesniegšana ir obligāta, lai pretendents varētu piedalīties darbinieku atlases procesā.
  2. LRN patur tiesības dzēst saņemtos personas datus, kas nav nepieciešami izvērtēšanai pieteikuma vakancēm.
  3. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats un datu glabāšanas ilgums, veicot personāla atlasi:

28.1. Regulas 6. panta pirmās daļas a) punkts –  pretendenta piekrišana, 6. panta pirmās daļas f) punkts – LRN leģitīmā interese;

28.2. piekrišana, piesakoties uz konkrētu amatu vai amatiem:

  • piesakoties uz konkrētu amatu vai amatiem LRN saņem un izmanto pretendenta personas datus uz pretendenta piekrišanas pamata (piekrišana tiek sniegta ar pretendenta aktīvu darbību – pieteikuma dokumentu iesniegšanu LRN) tikai konkursos uz pretendenta izraudzīto amatu vai amatiem un tiek glabāti vienu gadu no vakances izsludināšanas brīža;

28.2.2. šajā punktā minēto piekrišanu pretendentam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt,  iesniedzot pieprasījumu. Šādā gadījumā visi pretendenta uz konkrētās piekrišanas pamata iesniegtie personas dati tiks dzēsti;

28.2.3. šī punkta gadījumā personas dati tiek glabāti vienu gadu, lai Koncerns varētu aizstāvēt savas likumīgās intereses un nodrošinātu pierādījumus iespējamo sūdzību gadījumā un strīdus gadījumā atspoguļotu attiecīgā atlases procesa tiesisku norisi, kā arī, lai nodrošinātu pilnvērtīgu dokumentāciju auditam atlases procesa caurskatāmības un pieņemto lēmumu pamatotības un likumības pierādīšanai. Iesniegto datu glabāšanas termiņš tiek pārskatīts reizi gadā.

  1. Piekrišana arī citiem amatu konkursiem nākotnē un pretendenta datu saglabāšanai LRN pretendentu datu bāzē:

29.1. ja pretendents netiek izraudzīts amatam LRN, uz kuru tas iepriekš pieteicies, bet vēlas, lai LRN pieteikumu un pretendenta iesniegtos datus saglabātu un izmantotu citos konkursos, tad pretendentam ir iespēja norādīt pieteikumā, ka viņš vēlas dot savu piekrišanu iesniegto datu saglabāšanai. Šādā gadījumā LRN var saglabāt un izmantot pretendenta personas datus 1 (vienu) gadu no vakances izsludināšanas brīža. Šādas personas datu saglabāšanas un izmantošanas tiesiskais pamats ir pretendenta piekrišana un iespēja piedalīties arī LRN nākotnes amatu konkursos, neizsludinot amatu konkursus publiski;

29.2. šajā punktā minēto piekrišanu pretendentam ir tiesības nedot un gadījumā, ja tā tikusi dota, tad pēc tam jebkurā brīdī var to atsaukt, nosūtot pieprasījumu LRN. Šādā gadījumā visi pretendenta uz konkrētās piekrišanas pamata iesniegtie personas dati tiks dzēsti;

  • šī punkta gadījumā personas dati tiek glabāti līdz dotās piekrišanas atsaukšanai vai 1 gadu no vakances izsludināšanas brīža, ja atsaukšanas nav bijusi, lai LRN varētu izmantot personas datus citos konkursos vai vakancēs.
  1. Pretendentam ir tiesības iesniegt LRN citu personu personas datus tikai izņēmuma gadījumā, piemēram, iesniedzot tās personas datus, kura sniedz vai varētu sniegt atsauksmi par pretendenta iepriekšējo darba pieredzi. Šādos gadījumos pretendents kā pārzinis ir atbildīgs par šo personas datu iesniegšanas tiesisko pamatu un citu attiecināmo prasību izpildi. LRN vienmēr patur tiesības nepieņemt personas datus, kurus nav lūgts iesniegt.

 

VII. Mājas lapu apmeklējumi un sīkdatņu apstrāde

 

  1. LRN mājas lapa var izmantot sīkdatnes. Sīkdatnes ir datnes, ko tīmekļa vietnes (turpmāk — Vietne) izvieto lietotāju datoros, lai atpazītu lietotāju un atvieglotu tam Vietnes izmantošanu.
  2. Interneta pārlūkprogrammas var būt konfigurētas tā, ka tās brīdina apmeklētāju par sīkdatņu izmantošanu un ļauj izvēlēties, vai apmeklētājs piekrīt tās pieņemt. Sīkdatņu nepieņemšana neaizliegs apmeklētājam lietot Vietni, taču tas var ierobežot apmeklētājam Vietnes izmantošanas iespējas, piemēram, ierobežot Vietnes ātrdarbību. Sīkāka informācija par sīkdatnēm atrodama LRN mājas lapā.

 

VIII. Nobeiguma noteikumi

 

  1. Privātuma politikā var tikt veikti grozījumi, padarot tos pieejamus Datu subjektam, ievietojot attiecīgo informāciju LRN mājas lapā.
  2. LRN saglabā Privātuma politikas iepriekšējās redakcijas un tās ir pieejamas LRN mājas lapā.
  3. LRN savā darbībā piemēro ““Latvijas dzelzceļš” koncerna uzņēmumu fizisko personu privātuma politikas" nosacījumus tiktāl, ciktāl tie ir attiecināmi uz LRN. ““Latvijas dzelzceļš” koncerna uzņēmumu fizisko personu privātuma politika" pieejama "Latvijas dzelzceļš" interneta mājas lapā "Personas datu aizsardzība".
  4. Atzīt ar 2021.gada 23.augustu par spēku zaudējušu AS "LatRailNet" 2019.gada 7.augusta nolikumu Nr. JALP-7.3./05-2019 "AS "LatRailNet" fizisko personu privātuma politika".
  5. LRN saglabā Privātuma politikas iepriekšējās redakcijas un tās ir pieejamas LRN mājas lapā.